Foire aux questions

Comment importer des membres et leurs cotisations ?

Afin de faciliter au mieux l'import de vos membres, veuillez suivre les instructions détaillées : Manuel d'import de fichier

Lors de l'import de plusieurs membres, seul le statut, le prénom et le nom (ou la raison sociale pour un membre moral) sont obligatoires. Le champ "Notes" est un extra pour que vous puissiez enregistrer des informations supplémentaires. La longueur de ce champ est limitée à 255 caractères.

Voici les premières colonnes du fichier d'exemple d'import des membres :

Fichier d'exemple des membres.

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Comment importer des recettes et des dépenses ?

Afin de faciliter au mieux l'import de vos opérations, veuillez suivre les instructions détaillées : Manuel d'import de fichier

Afin d'importer des opérations, il faut obligatoirement renseigner le montant HT, la TVA et la date à laquelle ont eu lieu ces opérations. Dans le cas d'une absence de TVA, mettre la valeur du champ à 0. Pour des raisons de commodité, vous pouvez enregistrer une opération qui s’effectuera dans le futur, en mettant une date postérieure à celle d’aujourd’hui.

Voici le fichier d'exemple d'import des opérations :

Fichier d'exemple des opérations.

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Comment ajouter des cotisations ?

Cliquez sur l'onglet "Membres" puis sur la fiche du membre qui a réglé sa cotisation. Ensuite cliquez sur le lien "Ajouter une cotisation" dans le sous-menu.

Remplissez le montant et les dates de début de fin de la cotisation, puis cliquez sur "Enregistrer".

Si vous avez un grand nombre de cotisations à ajouter nous vous conseillons de procéder à un import pour gagner du temps.

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Comment classer les recettes et les dépenses au sein de catégories ?

La création de catégories vous permet de regrouper vos dépenses et vos recettes dans des sections précises qui seront mises en valeur au sein du bilan financier.

Afin de créer une catégorie, il suffit d'aller sur la liste des dépenses et des recettes et de cliquer sur le sous menu "Catégories".

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Comment retrouver des anciens membres radiés ?

Afficher les anciens membres de votre association peut se faire par le biais du filtre "Cotisation" de la page Membres. En effet, en sélectionnant "Cotisation expirée depuis moins d'une semaine", seul les anciens membres sont affichés.

Affichage des anciens membres.

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Est-il possible d'autoriser d'autres membres à se connecter ?

Oui vous pouvez autoriser d'autres membres à se connecter à Peakasso.

Pour cela vous devez être administrateur du compte. Cliquez sur l'onglet paramètres puis sur le sous menu "Accès". Le membre doit avoir un email, puis tapez le début de son nom et cliquez sur ajouter. Le membre recevra un email les informations pour se connecter.

Pour connaîtres les différences entre les droits de gérant et d'administrateur consultez la description des rôles.

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Comment retirer l'accès à un membre ?

Pour retirer l'accès au gestionnaire à un membre, allez sur l'onglet "Paramètres" puis cliquez sur le sous menu "Accès". Ensuite il suffit de cliquer sur la croix en face du nom du membre pour lui retirer son droit d'accès.

Voir descriptif des droits

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Comment changer de mot de passe ?

Cliquez sur "Mon profil" en haut à droite de la page. Puis tapez votre nouveau mot de passe dans champ correspondant.
Enfin cliquez sur "Enregistrer".

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Comment rechercher des membres et des opérations ?

Afin d'accéder à cette fonctionnalité, il suffit de cliquer sur le sous-menu "Rechercher" de l'onglet Membres ou Opérations. Une recherche simple mais aussi avec plus d'options vous sont proposées.

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Comment envoyer des e-mails à vos membres ?

Parfois vous aurez besoin d'envoyer un e-mail à plusieurs membres. Grâce à Peakasso cette opération fastidieuse est simplifiée. Tout d'abord commencez par filtrer les membres, afin d'afficher seulement les membres destinataires (Comment filtrer les données d'un tableau (membres et opérations) ?). Ensuite cliquez sur "Envoyer un e-mail". Dans le formulaire de l'e-mail le nombre de membres destinataires sera affiché. Remplissez le formulaire avec l'adresse e-mail de l'expéditeur, le titre de l'e-mail et le corps de l'e-mail. Une fois que votre message est rédigé cliquez sur "Envoyer l'e-mail". Les e-mails seront envoyés dans les minutes qui suivent.

Envoi d'emails.

Parallèlement Peakasso a enregistré votre e-mail sous forme de lettre-modèle. Pour la prochaine fois où vous aurez besoin d'envoyer le même e-mail, il vous suffira de charger ce modèle pour remplir automatiquement les champs. Tous les e-mails précédemment envoyés sont listés dans une fenêtre. Choisissez le modèle à charger en cliquant sur son titre.

Ainsi vous économisez du temps. Vous pouvez bien entendu supprimer un modèle qui ne vous sera plus utile en cliquant sur la corbeille à côté de son titre. Si vous changez un champ les modifications seront automatiquement enregistrées après l'envoi de l'e-mail.

Modèles d'emails.

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Comment trier des membres ou des opérations ?

Il y a une fonction de tri pour toutes les données affichées sous forme de tableau. Il suffit de cliquer sur lʼen-tête dʼune colonne afin dʼappliquer le tri.

Utilisation du tri :

  • Un premier clic sur le nom dʼune colonne triera par ordre croissant.
  • Un deuxième triera par ordre décroissant.
  • Un troisième annulera le tri.

Un symbole représentant lʼordre du tri est affiché à droite du nom de la colonne.

Exemple de tri effectué sur la colonne "nom" :

Trie effectué sur la colonne nom.

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Comment modifier les paramètres de son association ?

Vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur le menu "Paramètres". L'accès à cette page est restreint aux administrateurs de l'association.

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Est-il possible de changer l'adresse de connexion ?

Oui il est possible de changer l'adresse de connexion à partir des paramètres de votre association. Cliquez sur l'onglet "Paramètres" puis modifiez le champ "URL". Les caractères spéciaux sont remplacés par des "-".

Attention, si vous modifiez votre domaine, le changement sera immédiat et l'ancienne adresse ne sera plus accessible. Il faut donc avertir les membres qui ont accès à Peakasso.

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Importer un fichier CSV

Peakasso vous propose d'importer vos données à partir d'un fichier pour que vous puissiez gagner du temps. En effet il est fastidieux d'entrer plusieurs dizaines de données manuellement. Ce serait dommage de perdre votre temps si vous avez déjà vos données dans un fichier informatique.

Préparer son fichier afin qu'il soit au format supporté par Peakasso

Si vos données sont dans un tableur, la préparation sera simple et rapide. Elle consiste à rajouter l'en-tête des colonnes. Téléchargez le fichier d'exemple correspondant à vos données et insérez les noms des colonnes sur la première ligne de votre tableur.

Voici les fichiers d'exemple :

Manipulez votre fichier avec précision afin que les données insérées correspondent bien au nom des colonnes. L'ordre des colonnes entre elles n'a pas d'importance.

Peakasso reconnaît le format CSV. C'est un format très populaire et supporté par un grand nombre de logiciel tels qu'Excel et Open Office. Une fois le fichier préparé, il va falloir l'enregistrer au format CSV. Pour cela, il suffit de l'ouvrir avec votre tableur préféré (par exemple Excel), de cliquer sur le sous-menu "Enregistrer sous..." de l'onglet "Fichier" et enfin de choisir l'extension CSV. Veuillez également sauvegarder votre fichier avec l'encodage UTF-8.

Importer son fichier au sein du gestionnaire

Une fois votre fichier CSV enregistré, vous allez pouvoir l’importer au sein de l’application. Pour cela, allez sur la page correspondante de votre compte Peakasso puis cliquez sur "Importer" et sélectionnez votre fichier CSV. Vous devez alors avoir une fenêtre correspondant à celle-ci (ici la page correspond à celle des membres) :

Fenêtre d'import des membres.

Compte-rendu de l'import

Après avoir importé un fichier un compte-rendu de l'import est affiché. S'il y a des erreurs elles sont décrites en détails afin que vous puissiez les corriger. N'hésiter pas à contacter le support si vous rencontrez des problèmes lors de l'import.

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À quoi correspondent les rôles ?

Voici les différents rôles qu'un membre peut avoir:

  • Administrateur : Les administrateurs du gestionnaire ont tous les droits. Ils peuvent ainsi ajouter ou bien supprimer des membres, des cotisations et des opérations. Ils peuvent utiliser toutes les fonctionnalités possibles du gestionnaire et peuvent donner des droits de connexion à un membre.

  • Gérant : Les gérants ont les mêmes droits qu'un administrateur mis à part qu'ils ne peuvent pas modifier les paramètres de l'association ni même donner des droits de connexion à un membre.

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Comment arrêter un abonnement payant ?

Connectez-vous à votre compte Paypal. Puis dans l'historique de votre compte consultez les détails d'un paiement pour Peakasso. Un lien «Annuler» est affiché pour arrêter définitivement l'abonnement à Peakasso et ne plus être débité. Vos données seront supprimées de manière définitive après la fermeture de votre compte.

ATTENTION !

L'annulation de l'abonnement prendra effet immédiatement et votre compte sera aussitôt fermé. Une fois votre abonnement annulé vous ne pourrez plus consulter vos données sur Peakasso.

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Est-ce que mes données sont-elles protégées et sauvegardées ?

Protection contres les intrusions: Vos données sont stockées sur notre serveur privé qui est accessible que par nous. Le serveur est protégé par un firewall qui est configuré de manière très restrictive pour bloquer automatiquement les tentatives d'intrusions.

Protection physique du serveur: Le serveur est hébergé au sein du datacenter de Gandi et son accès physique est hautement surveillé.

Protection contre la perte des données: Le serveur est composé de disques durs redondants (raid 60) qui permettent le bon fonctionnement du site web même si plusieurs disques sont défectueux. De plus de multiples sauvegardes quotidiennes sont exécutées.

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Comment supprimer mon compte ?

Vous pouvez à tout moment supprimer votre compte de Peakasso. Pour cela, il suffit d'aller sur l'onglet "Paramètres" et de cliquer sur le lien "supprimer le compte de votre association" en bas de la page. Une fenêtre s'ouvrira alors vous demandant les raisons de cette suppression.

Attention, la suppression du compte et de l'ensemble des données est immédiate et définitive !

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